จัดลำดับงานล้นมือ ด้วยกระดาษ POST-IT

“ช่วยด้วย ! งานเยอะไปหมดจนไม่รู้จะทำอะไรก่อนดี” ส่วนใหญ่คนที่ถามเรื่องนี้มักจะอยู่ในภาวะลมปราณใกล้จะแตกซ่านแล้ว คือเป็นช่วงที่งานล้นมือ งานมากกว่าปกติที่เคยเป็นมาก่อน

ถ้างานเยอะจนกวนใจแบบนี้ สิ่งที่เราอยากชวนให้คุณทำคือปิดคอมพิวเตอร์และมือถือ แล้วกลับสู่วิธีการสามัญ นั่นคือ การจัดลำดับงานด้วยการใช้ Post-it เพราะเมื่อคุณอยู่ในภาวะว่า แค่หลับตานึกในหัวก็ล้น พันกันไปหมด จะจดออกมาเป็นหน้ากระดาษหรือเรียงลำดับใน File ก็เกินจะทำได้

คุณต้องทำให้งานในหัวของคุณ ออกมาเป็นของที่จับต้องได้ค่ะ นั่นก็คือ ชิ้นกระดาษ Post-it นั่นเอง

เริ่มจากอุปกรณ์ที่ต้องเตรียมก่อนมีดังนี้ค่ะ

1. ปฏิทิน ตั้งโต๊ะหรือจะเป็นสมุด Planner ได้ทั้งหมดค่ะ ยิ่งใหญ่เท่าไหร่ยิ่งดี จะเป็นขนาดที่วางโต๊ะใหญ่ๆ เลยได้หมด
2. หาโต๊ะโล่งๆ ใหญ่ๆ 1 ตัว หรือจะทำขั้นตอนนี้บนพื้นหรือกำแพงก็ได้ค่ะ ไม่ว่ากัน
3. Post-it หลายๆ สี สีละหลายๆ แผ่น
4. ปากกาเมจิหัวใหญ่สีอะไรก็ได้ 1 สี
5. ปากกาหัวเล็ก สีอะไรก็ได้ 1 สี
6. ดินสอ 1 แท่ง

จากนั้นมาเริ่มขั้นตอนกันเลยค่ะ

ขั้นตอนการจัดลำดับงานล้นมือให้อยู่หมัด !

1. จัดหมวดหมู่ของงาน

• เลือก Post-it ของแต่ละ Project ว่าจะเป็นสีอะไร เช่น Project A ใช้สีเหลือง Project B ใช้สีฟ้า Project C ใช้สีม่วง
• เขียนชื่อ Project ทีละแผ่น จากนั้นแปะลงบนโต๊ะ หรือกำแพง หรือบนกระดาน หรือแม้แต่จะเป็นพื้นห้องก็ได้ แล้วเรียงเป็นหน้ากระดานเป็นแนวขวาง ไล่จากซ้ายไปขวา เว้นระยะห่างแต่ละแผ่นให้ดี Post-it สีนี้เราใช้เป็นหัวข้อเรื่องค่ะ อาจจะเน้นตัวโตๆ เลยก็ได้
• ไล่ไปทีละ Project ว่ามีงานอะไรที่ต้องทำบ้าง โดยมีกติการการเขียนแต่ละแผ่นดังนี้
  1. 1 แผ่นคือ 1 งานที่ย่อยที่สุด เช่น เตรียม report เพื่อส่ง email ให้ลูกค้า เวลาเขียนลง Post-it ต้องแยกเป็น 2 แผ่นคือ แผ่นที่ 1 เขียนว่า เตรียม report และแผ่นที่ 2 เขียนว่า ส่ง Report ให้ลูกค้า
  2. ประโยคที่เขียนลง Post-it ต้องขึ้นต้นด้วยคำกิริยา หรือ Verb เท่านั้น เพื่อให้แน่ใจว่า คุณกำลังเขียนงานที่ต้องทำ
  3. ยังไม่ต้องใส่ใจเรื่องเวลาว่าทำอะไรเสร็จก่อนหลัง นึกอะไรได้เขียนให้เยอะที่สุด

ขั้นตอนนี้อาจใช้เวลานาน แต่ให้ใจเย็นๆ ลองนั่ง list ออกมา เสียเวลา 1 ชั่วโมงแต่ขั้นตอนนี้จะทำให้คุณเห็นสิ่งที่ต้องทำที่รอคุณทั้งหมดจริงๆ

• เมื่อเขียนครบหมดแล้วให้ดูทีละแถวว่า งานไหนที่เรามอบหมายให้คนอื่นทำได้ งานไหนคืองานที่คนอื่นฝากเรามาอีกที ให้ดึงออกมาแล้วเลื่อนลงมาอยู่ด้านล่างสุดของแต่ละเแถว แต่ละแผ่นที่เลือกแล้วว่าให้คนอื่นทำให้ ให้เอาปากกาหัวเล็กเขียนกำกับไว้ว่า งานนี้ให้ใครทำ
• เมื่อเหลือแต่งานของตัวเอง ให้เรียงลำดับว่าต้องทำอะไรก่อนหลัง ด้วยการย้ายตำแหน่ง Post-it ขึ้นลงไปมา จนได้ตำแหน่งก่อนหลัง ทำอย่างนี้จนครบทุก Project
• กำหนด วันที่จะต้องทำเรื่องนั้นๆ ด้วยการใช้ดินสอเขียนที่มุมกระดาษด้านขวาบน
• จากนั้นเอา Post-it ของทุก Project ที่เป็นของเรานี้ไปแปะบน Calendar ตอนนี้คุณจะเริ่มเห็นแล้วว่า มีงานไหนที่ชนกันและเป็นไปไม่ได้ที่จะทำเสร็จทั้งหมด ให้ขยับ post it จนได้วันที่เป็นไปได้จริงๆ
• เขียนวันที่กำกับที่มุมขวาอีกครั้งด้วยปากกา โดยในครั้งนี้ให้เขียนชื่อโปรเจ็คที่มุมซ้ายบนเพิ่มด้วย
• จากนั้นให้ใช้ Program Calendar หรือถ้าคุณใช้สมุด Planner ให้แปลง Post-it เหล่านั้น ลงในรูปแบบที่คุณจะพกพาใช้งานได้จริง ถ้าเป็น Program Calendar อยากให้คุณกำหนดเวลาเริ่มและสิ้นสุด อย่าตั้งเป็น All day
• ตั้ง Notification เตือนเฉพาะ Task แรกของตอนเช้า และ Task แรกของตอนบ่ายหลังพักเที่ยง ด้วยวิธีนี้จะไม่ทำให้คุณต้องมาพะวงกับ Notification บ่อยๆ แค่เช้าและบ่ายโมงเพื่อเรียกให้คุณมาทวนดูว่าเช้านี้ต้องทำอะไร บ่ายนี้ต้องทำอะไร

2. มอบหมายงาน

10 ขั้นตอนด้านบนทำเสร็จแล้ว ให้เอา Post-it ที่เราคัดแล้วว่าเป็นงานคนอื่น กำหนดเฉพาะวันที่แล้วเอาไปให้คนที่เกี่ยวข้อง ต้องใจแข็งที่จะไม่เอากลับมาเพราะเราวางตารางของเราไว้หมดแล้ว เพราะถ้าเอากลับมาเราต้องมานั่งทำใหม่อีกครั้ง หรือก็ต้องต่อคิวจาก Task ที่เราวางไว้ของแต่ละวัน

วิธีนี้จะช่วยให้คุณคัดเฉพาะงานตัวเอง ออกมาจากงานที่ไม่ใช่เรา ช่วยให้คุณได้เรียงลำดับความสำคัญของงาน ว่าขั้นตอนไหนต้องทำก่อนและหลัง ที่สำคัญทำให้คุณรู้ด้วยว่าแต่ละงานต้องเสร็จเมื่อไหร่ งานไหนที่คิวชนกันเป็นไปไม่ได้จริงๆ ต้องรีบปรึกษากับหัวหน้าหรือเพื่อนร่วมงาน ซึ่งหลายครั้งคุณจะพบว่าเพื่อนๆ ช่วยคุณได้ เพียงแต่เค้าไม่เคยรู้มาก่อนว่ามี Task นี้ที่เค้าต้องทำ

3. ปฏิเสธงาน

จัดการทุกอย่างเรียบร้อยเข้าที่แล้วนี่เป็นการตั้งหลัก หลังจากนี้คุณต้องให้ Post-it ที่เป็นชื่อคนอื่นเป็นสัดส่วนที่น้อยมากๆ หรือปฏิเสธให้กลายเป็น 0 ถ้าช่วงนั้นงานหลักของเราแน่นจริงๆ

4. วางแผนงานในอนาคต

จบวันต้องมานั่งดูว่าเราทำได้ตามที่คิดไว้หรือไม่ แล้วการวางแผนเรื่องนี้ของ Project นี้ในอนาคตจะไม่คลาดเคลื่อน

ติดตามสาระการจัดการดี ๆ กับ The Organice Podcast ที่จะมาชวนคุณพูดคุยกัน ว่าด้วยเรื่องการจัดการตั้งแต่เรื่องเล็กๆ ไปจนถึงเรื่องใหญ่ๆ ให้ชีวิตของคุณ  Nice ขึ้นได้ทุกวัน อัพเดทกันได้ทุกวันศุกร์ที่ www.creativetalklive.com หรือ Subscribe กันได้ที่ CREATIVE TALK Podcast ในช่องทางที่คุณสะดวกกันได้เลย