จากสถานการณ์ COVID-19 ในเมืองไทยที่ตอนนี้ เปลี่ยนไปอย่างข้างรวดเร็วและน่าเป็นห่วง เมื่อตัวเลขผู้ติดเชื้อยังเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ถึงแม้ในสถานที่ทำงานทุกคนได้รับการอบรมวิธีการป้องกันตัวเองอย่างดี รวมถึงมีการดูแลเรื่องความสะอาดในออฟฟิศอย่างถูกวิธีและสม่ำเสมอ แต่เราปฏิเสธไม่ได้ว่ามีปัจจัยภายนอกอย่างการเดินทางที่กระทบกับสุขภาพทั้งกายและใจของพนักงาน ทำให้องค์กรหลายแห่งต้องเริ่มปรับรูปแบบการทำงาน ออกนโยบาย Work From Home (WFH) บางแห่งเริ่มทำบ้างแล้ว ในขณะที่บางแห่งยังคอยประเมินสถานการณ์และศึกษาวิธีการอยู่
บทความนี้ผมเขียนขึ้นสำหรับองค์กรที่ยังหาข้อมูลอยู่ทั้งการเตรียมตัวของพนักงานและการหาเครื่องมือที่เหมาะสมกับการทำ Work From Home
สร้างความเข้าใจ Work From Home ต่อทีม
อย่างแรกเลยที่ควรทำ คือ สร้างความเข้าใจกับทีมงานของเรา โดยเฉพาะถ้าบริษัทไม่เคยทำเรื่อง Work From Home อย่างเป็นทางการมาก่อน เพราะทีมงานต่างคุ้นเคยกับการคุยงานและประชุมแบบเจอหน้ากันตัวเป็น ๆ หรือหลายคนชินกับการต้องมีคนตามงานข้าง ๆ ตัว ในขณะที่หลายคนอาจจะไม่สามารถทำงานที่บ้านได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยบรรยากาศและสิ่งที่ดูดพลังอย่างเตียงนอนและ Netflix ดังนั้นก่อนอื่นเลยเราควรทำความเข้าใจกับทีมงานดังนี้
WFH ไม่ใช่การพักร้อน การ WFH หมายถึง ทุกคนต้องพร้อมทำงานตามเวลาที่กำหนดไว้ ไม่ใช่ตื่นนอนตอนเที่ยงหรือออกไปซื้อของในเวลางาน เมื่อโดนตามงานจึงค่อยกลับมาทำ สำหรับผมแล้วแบบนี้ไม่ใช่การทำงานรูปแบบ WFH
ทีมต้องสร้างเข้าใจร่วมกันว่า WFH คือ เปลี่ยนสถานที่ทำงานจากออฟฟิศมาเป็นที่บ้านหรือจะที่ไหนก็ได้ที่สามารถนั่งทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ รวมถึงทุกคนต้องปฏิบัติตัวประหนึ่งทำงานที่ออฟฟิศตามปกติโดยมีเวลาเริ่มเข้างาน พักเที่ยง และชั่วโมงทำงาน เช่นเดียวกับเมื่อเข้างานที่ที่ออฟฟิศตามปรกติ
ให้ความไว้ใจและความรับผิดชอบของทุกฝ่าย ไม่ว่าจะเป็นผู้บริหาร หัวหน้าทีม หรือพนักงาน ทุกคนต้องมอบความไว้ใจซึ่งกันและกัน ทุกคนต้องมั่นใจว่าแต่ละฝ่ายจะทำงานและรับผิดชอบงานตามหน้าที่ของตัวเองได้เป็นอย่างดี แม้ไม่เจอหน้ากันก็ตาม เมื่อตัดสินใจจะใช้ระบบ WFH แล้วก็ควรมอบความไว้ใจให้เต็มร้อย ไม่ควรมานั่งจับผิดกันว่าคนในทีมหรือหัวหน้าทำงานจริงหรือเปล่าเป็นต้น เพราะสุดท้ายผมคิดว่าผลงานจะเป็นสิ่งที่บ่งบอกว่า งานมีคุณภาพและความเร็วตกลงไปหรือเปล่าเมื่อเทียบกับก่อนทีมใช้ระบบ WFH
เตรียมเครื่องมือให้พร้อม
อีกเรื่องที่สำคัญไม่แพ้กันคือเรื่องของการเตรียมเครื่องมือให้พร้อมสำหรับการประสานงานและสื่อสารระหว่างคนในทีม นอกจากเครื่องมือมารตฐานปกติที่ใช้กันประจำอยู่แล้วอย่างช่องทางสื่อสารต่างๆ อีเมล แอปพลิเคชัน ไลน์ หรือพวก Shared storage เช่น Google Drive และ Dropbox เราควรต้องเพิ่มเครื่องมืออื่นที่จำเป็นสำหรับการทำงานคนละสถานที่
Google Hangout เครื่องมือสำหรับการประชุมออนไลน์ที่ผมคิดว่าดีมาก เพราะสามารถทำ video conference กับคนจำนวนมาก ๆ พร้อมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ ที่สำคัญตอนนี้ Google เปิดให้ใช้ฟีเจอร์ระดับสูงของ Hangouts Meet ผ่าน G Suite ฟรีจนถึงวันที่ 1 กรกฎาคม 2020 ซึ่งปกติแล้วฟีเจอร์เหล่านี้สามารถใช้ได้เฉพาะใน G Suite Enterprise edition เท่านั้น
(รายละเอียดเพิ่มเติมดูได้ที่ cloud.google.com/blog/products/g-suite/helping-businesses-and-schools-stay-connected-in-response-to-coronavirus)
Slack ระบบที่ดีมากสำหรับการสื่อสารแบบทีมครับ โดยเฉพาะถ้าเป็นบริษัทที่ต้องทำงานหลาย ๆ โปรเจกต์พร้อมกัน โดยวิธีการใช้งานไม่ยากเลย หากใครใช้ LINE และเล่นโซเชียลมีเดียต่างๆ อยู่แล้วสำหรับ Slack จะง่ายเหมือนปอกกล้วยเข้าปากมาก เพียงแต่บริษัทหรือหัวหน้าทีมต้องจัด “channel” ให้เหมาะกับการใช้งาน เช่น แบ่งเป็นทีม แบ่งเป็นโปรเจกต์ เป็นต้น Slack ยังสามารถส่งไฟล์ได้ รวมถึงเชื่อมต่อกับระบบต่าง ๆ ที่เรามีอยู่แล้วได้มากมาย
หากใครได้ลองแล้วอาจจะติดใจจนถึงขั้นลืมอีเมลไปเลยก็ได้นะครับ Slack มีเวอร์ชั่นฟรีให้ไปลองใช้กันได้ครับ
และเครื่องมือสุดท้ายที่ผมอยากแนะนำ Trello ซอฟต์แวร์สำหรับบริหารโปรเจกต์ เปรียบให้เห็นภาพชัดเจน คือ เหมือนเรามีกระดานแผ่นใหญ่ติดไว้ที่ผนังออฟฟิศ เมื่อมีงานก็เอาโพสต์อิทไปแปะไว้ด้านซ้ายสุดของกระดาน พร้อมระบุว่าใครจะเป็นคนจัดการกับงานนี้และเดคไลน์เมื่อไหร่ และใครกำลังทำงานชิ้นไหนอยู่ก็จะโยกมาแปะไว้ที่ตรงกลาง หากงานไหนที่เสร็จแล้วก็เอาไปแปะที่ขาวสุดของกระดาน วิธีนี้ทุกคนทั้งทีมโดยเฉพาะหัวหน้าทีมก็จะสามารถติดตามได้ว่างานไหนอยู่กับใคร สถานะเป็นอย่างไร งานไหนรอกระบวนการต่ออยู่ เป็นต้น
รายละเอียดความสามารถและวิธีใช้งานของ Trello นั้นมีอีกหลายฟังก์ชั่น หากใครที่สนใจ Trello มีเวอร์ชั่นฟรีให้ไป ลองเข้าไปดูวิดีโอแนะนำได้
ซักซ้อมก่อนใช้จริง
สำหรับองค์กรที่ยังไม่เคยทำเรื่อง WFH มาก่อนเลย ผมแนะนำให้ลองซักซ้อมดูก่อน เริ่มจากหนึ่งวันในสัปดาห์ เพื่อทดสอบว่า เมื่อทุกคนเข้าโหมด WFH ทั้งหมดแล้ว การประสานงานติดขัดตรงไหน หรือประสิทธิภาพการทำงานตกลงไปหรือไม่ เพื่อช่วยกันหาต้นตอของปัญหาว่า ทำไมมันถึงไม่เวิร์ก รวบรวมข้อมูลที่ได้เหล่านั้นมาปรับวิธีการในประสานงานและขั้นตอนการทำงาน
เพราะหากในอนาคต WFH กลายเป็นสิ่งจำเป็นในทุกองค์กร เราคงต้องหาวิธีทำงานให้ได้ประสิทธิภาพมากที่สุดและเข้ากับรูปแบบการทำงานของทีม การซักซ้อมจะเป็นกุญแจสำคัญในการแก้ไขจุดบกพร่องต่างๆ ให้กับเรา
ลองนำวิธีเตรียมตัวและเตรียม Tool ในบทความนี้ไปปรับใช้กับทีมและองค์กรของคุณดูนะครับ ผมหวังว่าช่วงเวลาอันยากลำบากนี้จะผ่านไปโดยไวครับ
บทความโดย: คุณณรงค์ยศ มหิทธิวาณิชชา
Chief Digital Officer & Co-Founder at The Flight 19 Agency
บทความอื่นที่คุณอาจสนใจ
ชวนดู 5 สารคดีดีไซน์ฟรีจาก Gary Hustwit ผู้สร้างสารคดี Helvetica อันโด่งดัง
ปฏิเสธไม่ได้อีกแล้วว่า วิกฤตการณ์ COVID-19 ได้ส่งผลต่อวิถีชีวิตของมนุษย์อย่างรุนแรง เพราะไม่เพียงแต่รัฐบาลประเทศต่างๆ ที่กำลังได้รับผลกระทบจากไวรัสชนิดนี้ จะประกาศขอความร่วมมือประชาชนให้กักตัวเองอยู่แต่ในบ้าน งดเว้นพบปะสังสรรค์เพื่อลดความเป็นไปได้ต่อการกระจายตัวของโรคระบาด หากในฝั่งของประชาชนเองก็ต้องปรับเปลี่ยนรูปแบบการดำเนินชีวิตชนิดที่เรียกได้ว่า ‘หน้ามือเป็นหลังมือ’ …