จากสถานการณ์ COVID-19 ในเมืองไทยที่ตอนนี้ เปลี่ยนไปอย่างข้างรวดเร็วและน่าเป็นห่วง เมื่อตัวเลขผู้ติดเชื้อยังเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ถึงแม้ในสถานที่ทำงานทุกคนได้รับการอบรมวิธีการป้องกันตัวเองอย่างดี รวมถึงมีการดูแลเรื่องความสะอาดในออฟฟิศอย่างถูกวิธีและสม่ำเสมอ แต่เราปฏิเสธไม่ได้ว่ามีปัจจัยภายนอกอย่างการเดินทางที่กระทบกับสุขภาพทั้งกายและใจของพนักงาน ทำให้องค์กรหลายแห่งต้องเริ่มปรับรูปแบบการทำงาน ออกนโยบาย Work From Home (WFH) บางแห่งเริ่มทำบ้างแล้ว ในขณะที่บางแห่งยังคอยประเมินสถานการณ์และศึกษาวิธีการอยู่
บทความนี้ผมเขียนขึ้นสำหรับองค์กรที่ยังหาข้อมูลอยู่ทั้งการเตรียมตัวของพนักงานและการหาเครื่องมือที่เหมาะสมกับการทำ Work From Home
สร้างความเข้าใจ Work From Home ต่อทีม
อย่างแรกเลยที่ควรทำ คือ สร้างความเข้าใจกับทีมงานของเรา โดยเฉพาะถ้าบริษัทไม่เคยทำเรื่อง Work From Home อย่างเป็นทางการมาก่อน เพราะทีมงานต่างคุ้นเคยกับการคุยงานและประชุมแบบเจอหน้ากันตัวเป็น ๆ หรือหลายคนชินกับการต้องมีคนตามงานข้าง ๆ ตัว ในขณะที่หลายคนอาจจะไม่สามารถทำงานที่บ้านได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยบรรยากาศและสิ่งที่ดูดพลังอย่างเตียงนอนและ Netflix ดังนั้นก่อนอื่นเลยเราควรทำความเข้าใจกับทีมงานดังนี้
WFH ไม่ใช่การพักร้อน การ WFH หมายถึง ทุกคนต้องพร้อมทำงานตามเวลาที่กำหนดไว้ ไม่ใช่ตื่นนอนตอนเที่ยงหรือออกไปซื้อของในเวลางาน เมื่อโดนตามงานจึงค่อยกลับมาทำ สำหรับผมแล้วแบบนี้ไม่ใช่การทำงานรูปแบบ WFH
ทีมต้องสร้างเข้าใจร่วมกันว่า WFH คือ เปลี่ยนสถานที่ทำงานจากออฟฟิศมาเป็นที่บ้านหรือจะที่ไหนก็ได้ที่สามารถนั่งทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ รวมถึงทุกคนต้องปฏิบัติตัวประหนึ่งทำงานที่ออฟฟิศตามปกติโดยมีเวลาเริ่มเข้างาน พักเที่ยง และชั่วโมงทำงาน เช่นเดียวกับเมื่อเข้างานที่ที่ออฟฟิศตามปรกติ
ให้ความไว้ใจและความรับผิดชอบของทุกฝ่าย ไม่ว่าจะเป็นผู้บริหาร หัวหน้าทีม หรือพนักงาน ทุกคนต้องมอบความไว้ใจซึ่งกันและกัน ทุกคนต้องมั่นใจว่าแต่ละฝ่ายจะทำงานและรับผิดชอบงานตามหน้าที่ของตัวเองได้เป็นอย่างดี แม้ไม่เจอหน้ากันก็ตาม เมื่อตัดสินใจจะใช้ระบบ WFH แล้วก็ควรมอบความไว้ใจให้เต็มร้อย ไม่ควรมานั่งจับผิดกันว่าคนในทีมหรือหัวหน้าทำงานจริงหรือเปล่าเป็นต้น เพราะสุดท้ายผมคิดว่าผลงานจะเป็นสิ่งที่บ่งบอกว่า งานมีคุณภาพและความเร็วตกลงไปหรือเปล่าเมื่อเทียบกับก่อนทีมใช้ระบบ WFH
เตรียมเครื่องมือให้พร้อม
อีกเรื่องที่สำคัญไม่แพ้กันคือเรื่องของการเตรียมเครื่องมือให้พร้อมสำหรับการประสานงานและสื่อสารระหว่างคนในทีม นอกจากเครื่องมือมารตฐานปกติที่ใช้กันประจำอยู่แล้วอย่างช่องทางสื่อสารต่างๆ อีเมล แอปพลิเคชัน ไลน์ หรือพวก Shared storage เช่น Google Drive และ Dropbox เราควรต้องเพิ่มเครื่องมืออื่นที่จำเป็นสำหรับการทำงานคนละสถานที่
Google Hangout เครื่องมือสำหรับการประชุมออนไลน์ที่ผมคิดว่าดีมาก เพราะสามารถทำ video conference กับคนจำนวนมาก ๆ พร้อมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ ที่สำคัญตอนนี้ Google เปิดให้ใช้ฟีเจอร์ระดับสูงของ Hangouts Meet ผ่าน G Suite ฟรีจนถึงวันที่ 1 กรกฎาคม 2020 ซึ่งปกติแล้วฟีเจอร์เหล่านี้สามารถใช้ได้เฉพาะใน G Suite Enterprise edition เท่านั้น
(รายละเอียดเพิ่มเติมดูได้ที่ cloud.google.com/blog/products/g-suite/helping-businesses-and-schools-stay-connected-in-response-to-coronavirus)
Slack ระบบที่ดีมากสำหรับการสื่อสารแบบทีมครับ โดยเฉพาะถ้าเป็นบริษัทที่ต้องทำงานหลาย ๆ โปรเจกต์พร้อมกัน โดยวิธีการใช้งานไม่ยากเลย หากใครใช้ LINE และเล่นโซเชียลมีเดียต่างๆ อยู่แล้วสำหรับ Slack จะง่ายเหมือนปอกกล้วยเข้าปากมาก เพียงแต่บริษัทหรือหัวหน้าทีมต้องจัด “channel” ให้เหมาะกับการใช้งาน เช่น แบ่งเป็นทีม แบ่งเป็นโปรเจกต์ เป็นต้น Slack ยังสามารถส่งไฟล์ได้ รวมถึงเชื่อมต่อกับระบบต่าง ๆ ที่เรามีอยู่แล้วได้มากมาย
หากใครได้ลองแล้วอาจจะติดใจจนถึงขั้นลืมอีเมลไปเลยก็ได้นะครับ Slack มีเวอร์ชั่นฟรีให้ไปลองใช้กันได้ครับ
และเครื่องมือสุดท้ายที่ผมอยากแนะนำ Trello ซอฟต์แวร์สำหรับบริหารโปรเจกต์ เปรียบให้เห็นภาพชัดเจน คือ เหมือนเรามีกระดานแผ่นใหญ่ติดไว้ที่ผนังออฟฟิศ เมื่อมีงานก็เอาโพสต์อิทไปแปะไว้ด้านซ้ายสุดของกระดาน พร้อมระบุว่าใครจะเป็นคนจัดการกับงานนี้และเดคไลน์เมื่อไหร่ และใครกำลังทำงานชิ้นไหนอยู่ก็จะโยกมาแปะไว้ที่ตรงกลาง หากงานไหนที่เสร็จแล้วก็เอาไปแปะที่ขาวสุดของกระดาน วิธีนี้ทุกคนทั้งทีมโดยเฉพาะหัวหน้าทีมก็จะสามารถติดตามได้ว่างานไหนอยู่กับใคร สถานะเป็นอย่างไร งานไหนรอกระบวนการต่ออยู่ เป็นต้น
รายละเอียดความสามารถและวิธีใช้งานของ Trello นั้นมีอีกหลายฟังก์ชั่น หากใครที่สนใจ Trello มีเวอร์ชั่นฟรีให้ไป ลองเข้าไปดูวิดีโอแนะนำได้
ซักซ้อมก่อนใช้จริง
สำหรับองค์กรที่ยังไม่เคยทำเรื่อง WFH มาก่อนเลย ผมแนะนำให้ลองซักซ้อมดูก่อน เริ่มจากหนึ่งวันในสัปดาห์ เพื่อทดสอบว่า เมื่อทุกคนเข้าโหมด WFH ทั้งหมดแล้ว การประสานงานติดขัดตรงไหน หรือประสิทธิภาพการทำงานตกลงไปหรือไม่ เพื่อช่วยกันหาต้นตอของปัญหาว่า ทำไมมันถึงไม่เวิร์ก รวบรวมข้อมูลที่ได้เหล่านั้นมาปรับวิธีการในประสานงานและขั้นตอนการทำงาน
เพราะหากในอนาคต WFH กลายเป็นสิ่งจำเป็นในทุกองค์กร เราคงต้องหาวิธีทำงานให้ได้ประสิทธิภาพมากที่สุดและเข้ากับรูปแบบการทำงานของทีม การซักซ้อมจะเป็นกุญแจสำคัญในการแก้ไขจุดบกพร่องต่างๆ ให้กับเรา
ลองนำวิธีเตรียมตัวและเตรียม Tool ในบทความนี้ไปปรับใช้กับทีมและองค์กรของคุณดูนะครับ ผมหวังว่าช่วงเวลาอันยากลำบากนี้จะผ่านไปโดยไวครับ
บทความโดย: คุณณรงค์ยศ มหิทธิวาณิชชา
Chief Digital Officer & Co-Founder at The Flight 19 Agency
บทความอื่นที่คุณอาจสนใจ
เมื่อ Pornhub จับมือกับบริษัทเซ็กซ์ทอย สร้างเสียงดนตรีจากเสียงเพศสัมพันธ์
“โอ้ เยส! ใช่ค่ะ ตรงนั้นเลย แบบนั้นล่ะคุณ” หากคุณได้อ่านประโยคด้านบนนี้ เสียงของบทสนทนาอาจทำให้คุณจินตนาการไปไกลถึงเรื่องบนเตียง แต่คุณอาจจะยังไม่แน่ใจว่า บทความนี้เรากำลังจะเล่าถึงเรื่องเซ็กส์จริงหรือไม่? เราอยากบอกว่า…คุณคิดถูกแล้ว ถึงอย่างนั้นก็เถอะเรื่องที่จะเล่านี้ไม่ใช่เรื่อง…
เพิ่มประสิทธิภาพให้ Digital Marketing ของคุณด้วย Social Media Customer Care
หนึ่งในหัวใจหลักในการทำ Digital Marketing คือ การมี Social Media Customer Care ที่ดีครับ…
Samsung กับจอทีวีที่หายตัวได้เมื่อไม่ใช้
เทคโนโลยี QLED ของทีวีค่าย Samsung นั้น นอกจากจะมีจุดขายที่ภาพ แสง สี เหมือนทั่วไปแล้วนั้น สิ่งหนึ่งที่น่าสนใจกว่าคือการทำให้ “จอภาพหายไปเมื่อไม่ใช้งาน” …