แก้ปัญหาให้ตรงจุด ด้วยวิธีการคิดแบบย้อนกลับ

หลายครั้งคุณพยายามจะแก้ไขปัญหาและรู้สึกเบื่อที่จะต้องกลับไปพูดถึงเรื่องเดิม ๆ ซ้ำแล้วซ้ำเล่า แถมปัญหาที่เกิดขึ้นก็ดูเหมือนจะร้ายแรงกว่าเดิม เช่นเดียวกับคนที่มีอาการคัน พอคันแล้วก็จะเกาจนหยุดคันไม่ได้ ซึ่งผลที่ตามมาคือเป็นแผลบริเวณที่คัน หรือบางครั้งเกาไม่ถูกที่คันก็ทำให้เกิดแผลขึ้นมาได้เหมือนกัน

ดังนั้น เราจึงชวนคุณมาหาสาเหตุและแก้ปัญหาให้ตรงจุดด้วยวิธีการคิดแบบย้อนกลับ ลองมาดูกันว่า ทำไมบ่อยครั้งเวลาเกิดปัญหา คุณมักจะแก้ไม่จบเสียที แถมปัญหานั้นยังคงวนเวียนและหนักหนาขึ้นเรื่อย ๆ คุณจะมีวิธีการหาสาเหตุที่แท้จริงให้เจอได้อย่างไร

1. ลิสต์ปัญหาออกมาให้ได้มากที่สุดโดยการพยายามระดมความคิดกัน

ในการระดมความคิดที่ว่านี้ไม่ใช่เป็นการระดมความคิดเพื่อสร้างอะไรขึ้นมาใหม่ แต่เป็นการระดมความคิดว่า แต่ละคนมองเห็นปัญหาอะไรจากมุมมองของพวกเขา ความคิดที่ได้จากหลายแผนกจะยิ่งสะท้อนได้หลากหลายมุมมอง เช่น ในการทำงาน ฝ่ายโปรแกรมเมอร์ ฝ่ายดีไซน์เนอร์ และฝ่ายเจ้าของผลิตภัณฑ์ มองเห็นปัญหาเดียวกันในมุมมองที่แตกต่างกันออกไป ก็สามารถปรึกษาหารือร่วมกันได้ โดยคุณอาจจะเป็นคนตีกรอบของปัญหาไว้ เมื่อทุกคนระดมความคิดด้วยการเช็กปัญหาข้อที่ซ้ำกันและตัดกรองมันออกไปเรียบร้อยแล้ว คุณต้องมาพิจารณาแยกออกมาว่าอะไรคืออาการ อะไรคือสาเหตุของปัญหา เป็นลำดับถัดไป

2. พิจารณาแยกออกมาว่าอะไรคืออาการ อะไรคือสาเหตุ

การคัน เรียกว่าเป็นอาการ แต่สาเหตุของการคันเกิดจากอะไร คุณก็ต้องไปหามา เช่น สาเหตุอาจเกิดจากไปกินอะไรผิดสำแดงหรือแพ้เกสรดอกไม้ โดยในการทำงานลักษณะนี้คือ คุณเจอผลกระทบจากคน ซึ่งเป็นอาการปลายเหตุที่แสดงออกมา

ดังนั้น คุณก็ต้องสืบให้ได้ว่าสาเหตุของอาการคืออะไร และจัดกลุ่มอาการให้สอดคล้องกับสาเหตุที่เจอ เช่น ทีมงานของคุณ 5 คน ลิสต์ปัญหามาได้ 20 ข้อ แต่แท้จริงแล้วเป็นปัญหาแค่ 5 ข้อเท่านั้น ส่วนอีก 15 ข้อที่เหลือคืออาการของ 5 ข้อดังกล่าว เป็นต้น

3. จัดลำดับปัญหาที่ต้องแก้ไขก่อน – หลัง

เมื่อคุณรู้ปัญหาที่แท้จริงแล้ว คุณจะต้องจัดลำดับสิ่งที่ต้องแก้ไขว่า ปัญหาไหนแก้ไขก่อน อันไหนแก้ไขทีหลัง และมีปัญหาอะไรบ้างที่ต่อเนื่องกัน ซึ่งเกณฑ์ในการพิจารณามี 2 เรื่องคือ หนึ่งตามลำดับความสำคัญ และสอง ตามลำดับก่อน-หลัง โดยเมื่อคุณแก้ไขปัญหาเรื่องนี้เรียบร้อยแล้ว คุณก็จะสามารถแก้ไขอีกเรื่องหนึ่งได้ และยังสามารถจัดลำดับปัญหาได้อีกด้วย

4. ประเมินสถานการณ์อย่างสม่ำเสมอ

หลังจากจัดและเรียงลำดับเสร็จแล้ว คุณต้องคอยประเมินสถานการณ์อย่างสม่ำเสมอ อย่างในที่ประชุม คุณรู้แล้วว่าปัญหาคืออะไร และจะต้องแก้ไขอะไรก่อนหรือหลัง ซึ่งระหว่างที่แก้นั้น คุณต้องคุยกับคนอื่น ๆ เสมอว่า สถานการณ์ดีขึ้นจริงหรือไม่ เพื่อให้แน่ใจว่า คุณมาถูกทางแล้ว ถ้าถูกต้องก็แสดงว่าแก้ปัญหาได้ตรงจุด แต่ถ้าระหว่างทางมีปัญหาเกิดขึ้นอีก ก็จะต้องพักปัญหาเดิมไว้ก่อน แล้วมาแก้ไขปัญหาเรื่องที่เพิ่งเกิดขึ้นแทน จากนั้นจึงค่อยกลับไปแก้ไขปัญหาเรื่องที่เคยค้างไว้ เพราะหนึ่งปัญหาไม่ได้ใช้เวลาน้อย ๆ ในการแก้ไข และเมื่อมีปัจจัยอื่น ๆ ที่จะทำให้ปัญหาเกิดแตกยอดต่อไปได้อีก คุณก็ต้องคอยประเมินสถานการณ์อยู่เรื่อย ๆ เพราะอันที่จริง เมื่อลองมาย้อนดูแล้วปัญหาที่เกิดขึ้นมันไม่เคยหายไปเสียที นั่นเป็นเพราะว่าคุณไม่ได้แก้ปัญหาที่ต้นเหตุ แต่มัวไปใส่ใจกับอาการมากกว่า

เมื่อคุณรู้สาเหตุ จัดลำดับปัญหาก่อน-หลัง และประเมินสถานการณ์อย่างสม่ำเสมอแล้ว ก็จะทำให้คุณแก้ปัญหาได้อย่างตรงจุด ด้วยการคิดแบบย้อนกลับ ที่บางครั้งเรียกว่า การวิเคราะห์ดูต้นตอปัญหา (Root Cause Analysis) ส่วนการคิดปัญหาแบบย้อนกลับ เรียกว่า Reverse Engineering ซึ่งหมายถึงการแกะสูตรนั่นเอง

ถอดความจาก: The Organice Podcast โดยคุณโจ้ ฉวีวรรณ คงโชคสมัย

เรียบเรียงโดย: ณัฐณิชา เปรมเดชา
นักศึกษาจบใหม่เอกวิทยุและโทรทัศน์แห่งคณะวารสารฯ ผู้สนใจเรื่องราวในสังคมแบบครอบจักรวาล หลงรักการนอนหลับเป็นชีวิตจิตใจ แต่จะนอนไม่หลับหากไม่ได้ติดตามดราม่าทวิตเตอร์ในยามค่ำคืน

บทความที่เราแนะนำ

• จัดลำดับงานล้นมือด้วยกระดาษ POST-IT
• 3 เรื่องที่ต้องเข้าใจเพื่อให้งานเดินไปข้างหน้า
• ฝึกพูด 4 คำเพื่อเป็นคนน่ารักในทุกสถานการณ์